ms.access

 Cara membuat database penyewaan rental vcd/dvd.

Langkah 1

Ø  Klik tombol Create untuk membuat sebuah database atau tombol Cancel untuk membatalkan proses pembuatan file database.

2.            Cara membuat database penyewaan rental VCD/DVD

·         Buka file database  yang telah kita buat

·         Ketika pertama kali database dibuat  atau di munculkan, maka secara otomatis akan timbul tampilan table 1 dalam format datasheet  view. Walaupun begitu tidak disarankan merancang table dalam format datasheet view karna struktur dan jenis data table tidak terlalu terlihat. Oleh karena itu, pilih tab datasheet

→ View → Design View.

·         Maka kita disuruh memasukkan nama table “table VCD/DVD” lalu tekan OK

·         Setelah itu akan muncul tampilan Design View dengan nama field yang secara otomatis terisi dengan ID. Hapus atau ganti nama field tersebut jika tidak di perlukan.

·         Pada jendela design view isikan struktur table seperti di bawah ini:

·         Pada Field Name, ketikan nama field sesuai dengan struktur table diatas. Maksimum nama field 64 karakter dan tidak boleh mengandung. (.).

·         Pada Data Type pilih jenis data sesuai struktur table diatas.

·         Pada Description isikan keterangan dari nam field beserta properties yang diubah (sebagai contoh field size dari nama field yang ada). Isikan sesuai dengan perubahan yang kita buat pada field di sebelahnya.

·         Pada saat mengisi nama field, kita perlu menentukan nama field mana yang akan di jadikan primary key. Misalkan nama field kode VCD/DVD  (posisi kursor dalam keadaan aktif di field nama kode VCD/DVD) dijadikan sebagai primary key (biasanya field yang dijadikan primary key harus mengandung nilai yang UNIQUE  dan bisa dijadikan acuan untuk nilai yang lain), maka langkah nya sebagai berikut:

ü  Pilih field yang akan dijadikan primary key contoh: kode VCD/DVD

ü  Pilih Design→ Primary Key

X.  Pada kotak field Properties

XI. Setelah selesai membuat satruktur table diatas, simpan struktur  table tersebut.

Cara membuat table penyewaan :

·         Buka file database  yang telah kita buat

·         Ketika pertama kali database dibuat  atau di munculkan, maka secara otomatis akan timbul tampilan table 1 dalam format datasheet  view. Walaupun begitu tidak disarankan merancang table dalam format datasheet view karna struktur dan jenis data table tidak terlalu terlihat. Oleh karena itu, pilih tab datasheet

→ View → Design View.

·         Maka kita disuruh memasukkan nama table “table VCD/DVD” lalu tekan OK

·         Setelah itu akan muncul tampilan Design View dengan nama field yang secara otomatis terisi dengan ID. Hapus atau ganti nama field tersebut jika tidak di perlukan.

·         Pada jendela design view isikan struktur table seperti di bawah ini:

·         Pada Field Name, ketikan nama field sesuai dengan struktur table diatas. Maksimum nama field 64 karakter dan tidak boleh mengandung. (.).

·         Pada Data Type pilih jenis data sesuai struktur table diatas.

·         Pada Description isikan keterangan dari nam field beserta properties yang diubah (sebagai contoh field size dari nama field yang ada). Isikan sesuai dengan perubahan yang kita buat pada field di sebelahnya.

·         Pada saat mengisi nama field, kita perlu menentukan nama field mana yang akan di jadikan primary key. Misalkan nama field kode VCD/DVD  (posisi kursor dalam keadaan aktif di field nama kode VCD/DVD) dijadikan sebagai primary key (biasanya field yang dijadikan primary key harus mengandung nilai yang UNIQUE  dan bisa dijadikan acuan untuk nilai yang lain), maka langkah nya sebagai berikut:

ü  Pilih field yang akan dijadikan primary key contoh: kode VCD/DVD

ü  Pilih Design→ Primary Key

       Primary Key
Primary Key merupakan kunci yang secara unik mengidentifikasi baris pada tabel. Primary Key dapat diterapkan pada satu atau lebih field. Apabila primary key diterapkan pada satu atau lebih field maka pada field tersebut tidak boleh bernilai sama untuk seluruh baris pada tabel.

       Tipe Data
Ada beberapa tipe data yang harus kita ketahui antara lain :
1. Tipe data Char dan String
Ini merupakan tipe data dasar, tipe data ini didefinisikan pada deklarsi var dibagian algoritma/program.
Example :

Var Nama : String
  Nilai : Char

Keterangan :

• Nama merupakan sebuah variabel didefinisikan sebagai variabel bertipe string, maksudnya pada variabel tersebut digunakan untuk menerima masukan sebuah nama yang terdiri dari sekumpulan huruf, dapat berupa huruf besar, kecil, atau campuran kedua-duanya.
• Nilai, didefinisikan sebagai variabel yang bertipe data char, maksudnya variabel tersebut hanya dapat digunakan untuk memasukkan sebuah huruf dari huruf besar, seperti A, B, C,.. atau huruf kecil, a, b, c, ….

2. Tipe data Boolean
Tipe data ini digunakan untuk pengambilan keputusan dalam operasi logika. Terdiri dari true disimbolkan ‘T’ dan False yang disimbolkan ‘F’. Ketika kita ingin mendapatklan hasil yang valid/pasti, kita menggunakan tipe data boolean untuk memperoleh keputusan dalam suatu penyelesaian yang pasti.

3. Tipe Data Integer
Merupakan tipe data bilangan bulat.

Tipe Data	Rentang nilai	Memori
Byte	0…255	1 byte
Word	0…65.555	1 byte
Integer	-32.768 s.d 32.767	2 byte
Long Integer	-2.147.483.648	4 byte

4. Tipe Data Real
Merupakan tipe data bilangan pecahan seperti real, single, double, comp, extend.
5. Tipe Data Subrange
Merupakan tipe data bilangan yang punya jangkauan nilai tertentu sesuai dengan definisi pada pemrogram.
Example:
Type Variabel=Nilai_awal…Nilai_akhir
6. Tipe Data Enumerasi
Merupakan tipe data yang memiliki elemen-elemen tertentu yang disebut satu/satu dari bernilai konstanta integer sesuai dengan urutannya. Pada tipe data ini elemen masukan diwakili oleh suatu nama variable yang ditlis di dalam kurung.
Example :
Indeks_Hari = (Nol, Minggu, Senin, Selasa, Rabu, Kamis, Jumat, Sabtu)
7. Tipe Data Array (Larik)
Tipe data ini sudah terstruktur dengan baik, walaupun masih sederhana. Tipe data ini menampung sejumlah data dengan tipe data sama (homogen) dalam sebuah variabel.

• Cara mendefinisikan tipe data array

Berdimensi satu

Var

Nama_Variabel_Array[1...N]of tipe_data

1 Nomor Indeks

• Berdimensi dua

Var

Nama_Variabel_Array=Array[1...N,1...M]of tipe_data

2 buah Nomor Indeks
8. Tipe Data Record
Tipe data komposit yang sudah terstruktur denagn baik. Tipe data ini digunakan untuk menampung data suatu obyek. Datanya berupa campuran dari tipe data seperti string, numerik, char, boolean, atau tipe data lainnya. Tipe data ini merupakan struktur dasar dari suatu sistem database.
9. Tipe Data Array Record
Tipe data array yang dibangun dari tipe data record.
10. Tipe Data Citra
Berisi grafik/gambar yang banyak digunakan pada aplikasi video.
Example :
Grafik perkembangan jumlah penduduk.
Perbedaan variabel dengan konstanta
Variabel adalah peubah, suatu nama lokasi yang diinginkan untuk menampung tipe data tertentu yang akan diolah komputer. Sedangkan konstanta adalah suatu harga yang diberikan pada sebuah variabel dengan harga/nilai tidak berubah/selalu tetap.

       Tabel pada Ms. Access
Pengertian Tabel, Field dan record

Seperti kita ketahui bahwa database merupakan kumpulan dari beberapa tabel yang terintegrasi menjadi satu kesatuan yang saling berhubungan.
Tabel merupakan kumpulan dari beberapa record dan fields. Sebagai ilustrasinya adalah sebagai berikut :

Jadi yang dimaksud dengan fields adalah atribut yang dimiliki oleh suatu tabel. Sedangkan record adalah isian data yang dimiliki oleh tabel.
Untuk memulai microsoft Access pada dasarnya hampir sama antara Taskbar Windows 95 – 2000 yaitu dimulai dengan tombol Start -> Program -> Program MS-Access.
Sebagai ilustrasi dapat dilihat pada gambar berikut :

LEMBAR KERJA MS- ACCESS
Pada saat Anda pertama kali menjalankan microsoft Access maka akan tampil kotak dialog dimana memungkinkan Anda dapat membuat data base baru dengan dua cara :

1. Blank Access Database
2. Access database Wizards.

Jika Anda tidak menginginkan tampilan Kotak Dialog pada saat pertama kali dijalankan program MS Access Anda dapat memilih perintah option pada menu tools  dan matikan Check  Box, Starup Dialog, pada tab Sheet View.
Berikut ini adalah pilihan yang ada pada kotak dialog MS Access

Tampilan Jendela  MS Access

MEMBUKA FILE DATABASE

Membuka file database MS Access berarti membuka file yang pernah dibuat dan disimpan. Selain membuka jendela database yang pernah dibuat Anda bisa membuka jendela database baru yang masih kosong dengan cara Klik menu file, pilih New atau pada Toolbars klik tombol new. Apabila Anda membuka jendela database baru maka  jendela database yang terbuka sebelumnya akan ditutup karena pada MS Access tidak dapat membuka lebih dari satu file database.
Untuk membuka file database dapat menggunakan salah satu cara berikut :

1. Pilih File -> Open dari Menu Bar
2. Klik tombol Open yang ada pada bagian toolbars pada database
3. Tekan tombol Shorcut Key , Ctrl + O

2.2.4. MENUTUP FILE DATABASE
Bila Anda telah selesai bekerja dengan file database MS Access maka sebelum menutup file, simpan seluruh data yang pernah Anda buka. Untuk menutup file database, Anda dapat menggunakan salah satu llangkah berikut ;

1. Klik File ->Close pada Menu Bar
2. Tekan tombol kombinasi shorcut Key  Ctrl + F4 atau Ctrl + W
3. Klik icon Close pada Menu Bar dibagian sudut kanan atas dari jendela database

2.2.5. MENUTUP PROGRAM MS ACCESS

Menutup program MS Access berarti keluar dari program MS Access. Untuk keluar dari program MS Access dapat dilakukan dengan salah satu cara berikut ini :

1. Klik File ->Exit pada menu Bar
2. Tekan tombol kombinasi shorcut Key  Alt + F4
3. Klik icon Close pada Title Bar dibagian sudut kanan atas dari jendela database.

Mempersiapkan aplikasi MICROSOFT ACCESS.

PROYEK MEMBUAT PROGRAM PENERIMAAN SISWA BARU

• Buka aplikasi Microsoft Access
• Klik File New
• Pilih Blank Database

• Create nama file database

Setelah anda mengisi nama database, anda bisa langsung mengklik tombol create atau menekan tombol enter.
3.1.1. Membuat  Tabel
Untuk membuat tabel ada 3 cara yaitu:

1. Create table in design view
2. Create table by using wizard
3. Create table bya entering data

Pada saat ini kita akan membuat tabel dengan cara yang pertama yaitu Create table in Design View. Langkah-langkahnya sebagai berikut :

• Tampilan awal create table in design view

• Klik 2 x create table in design view sehingga terbuka jendela seperti dibawah ini :

KETERANGAN :

• Field Name

Fungsinya untuk memasukkan nama-nama field dari suatu tabel.

• Data Type

Barbagai macam tipe data yang ada di ACCESS sebagai berikut:
b.1.   Text  = Merupakan tipe data yang sering digunakan ( Alfabetic dan Numeric). Panjang maksimumnya 255.
b.2.   Number = Hanya digunakan untuk menyimpan data numerik.
b.3.   Date/Time = Digunakan untuk menyimpan nilai tanggal dan jam. Panjang maksimumnya 8 karakter.
b.4.   Memo = Mampu menampung nilai sampai 65535 karakter.
b.5.   Currency = Sering digunakan untuk nilai mata uang.
b.6.   AutoNumber = Berisi angka urut yang sudak ditetapkan oleh Access yang muncul secara otomatis dan nilainya tidak dapat diubah.
b.7.   Yes/No = Berisi dua nilai saja yaitu Yes/No atau True/false dan On/Off.
b.8.   OLE Object = Digunakan untuk eksternal objek. Misalnya gambar,suara, dan sebagainya.
b.9.   Hyperlink = Gabungan dari Text dan Numerik yang disimpan dalam bentuk Text. Digunakan untuk manyimpan pointer ke situs web.
b.10. Lookup Wizard = Untuk memilih sebuah nilai dari tabel lain atau List Box atau Combo Box.
C. Description = Sebagai keterangan yang akan mempermudah dalam memahami field name

• Masukan nama-nama field

• Tentukan primary Key (Contoh :No_pendf)
• Setelah itu klik close pada pojok kanan atas
• Klik yes, lalu beri nama tabel (contoh:daftar) kemudian klik OK

• Hasil dari pembuatan tabel tersebut di atas akan tampak seperti gambar di bawah :

Setelah tabel terbentuk selanjutnya terserah kita untuk melakukan proses terhadap tabel tersebut selanjutnya.
Menentukan Primary Key

Untuk menentukan dan mengubah primary key pada suatu field, ikuti langkah berikut ini:
1. Pilih dan klik tabel yang anda inginkan ubah primary key-nya.
2. Klik tombol toolbar Design.
3. Pilih dan Klik nama field yang ingin dijadikan primary key
4. Pilih dan klik menu Edit, Primary Key atau klik tombol toolbar Primary Key.
Menambah Field

• Buka file   à  Pilih Table Daftar
• Pilih Design View
• Sisipkan field baru (Contoh Nama_ortu) caranya sama dengan membuat field pertama kali.

• Klik Field Ket à  Klik Menu Insert à rows
• Masukan nama field baru (contoh Asal_skl)

• Kemudian klik close dan Save OK

Menghapus Record
Anda dapat menghapus satu atau lebih Record dalam tabel pada tampilan data Sheet view. Prosedur yang dapat Anda lakukan adalah sebagai berikut :
1)    Di dalam jendela data Sheet pilih Record yang ingin Anda hapus dan berikan salah satu perintah berikut :

• Pilih perintah Delete dari menu Edit

Tekan tombol Delete Record pada bagian Toolbar atau,

1. Tekan Tombol Del yang ada di Keyboard atau,
2. Klik Kanan Record yang ingin Anda hapus dari daftar pilihan menu yang tampil plih perintah delete Record.

1)    Setelah Anda melakukan salah satu perintah di atas maka akan tampil kotak Konfirmasi pilih
Yes apabila Anda benar-benar ingin menghapus Record dan tombol No apabila ingin
membatalkan proses penghapusan.

         Cara membuat table pada Ms. Access
Berikut adalah langkah-langkah membuat tabel dalam Microsoft Access 2002/2003:

1. Jalankan atau buka program aplikasi Microsoft Access pada komputer anda.
2. Pada menu bar klik menu Insert lalu pilih Table, maka akn muncul window New Tabel dialog box.
   
   
3. Pilih Design View, lalu klik tombol OK
4. Akan muncul dialoh box table seperti gambar berikut:
   
   
5. Sebagai contoh kita akan membuat tabel Master data Karyawan dengan field-field sebagai berikut:
   
   
6. Set field NIK sebagai Primary Key dengan cara mengklik kanan pada field NIK lalu pilih Primary Key pada menu popup yang muncul.
   
   
7. Klik tombol Save pada toolbar untuk menyimpan (save) tabel yang baru saja dibuat, lalu beri nama KARYAWAN, lalu klik tombol OK.
   
   
8. Selesai

Ms.Excel 2007

Microsoft Excel merupakan perangkat lunak untuk mengolah data secara otomatis meliputi perhitungan dasar, penggunaan fungsi-fungsi, pembuatan grafik dan manajemen data. Perangkat lunak ini sangat membantu untuk menyelesaikan permasalahan administratif mulai yang paling sedernaha sampai yang lebih kompleks. Permasalahan sederhana tersebut misalnya membuat rencana kebutuhan barang meliputi nama barang, jumlah barang dan perkiraan harga barang. Permasalahan ini sebenarnya dapat juga diselesaikan menggunakan Microsoft Word karena hanya sedikit memerlukan proses perhitungan, tetapi lebih mudah diselesaikan dengan Microsoft Excel. Contoh permasalahan yang lebih kompleks adalah pembuatan laporan keuangan (general ledger) yang memerlukan banyak perhitungan, manajemen data dengan menampilkan grafik atau pivot tabel atau penggunaan fungsi-fungsi matematis ataupun logika pada sebuah laporan. Penyelesaian permasalahan yang komplek juga dapat memanfaatkan pemograman macro yang disediakan oleh Excel agar proses penggunaan lebih mudah.

1.1 Cara memulai aplikasi Microsoft Excel 2007

Langkah-langkah:

1. Pilih tombol Start di pojok kiri bawah tampilan windows.
2. Setelah muncul tampilan menunya pilih Program, kemudian Microsoft Office dan Pilih Microsoft Excel.
3. Muncul Gambar 1.1

1.2  Mengenal Elemen-elemen Microsoft Excel 2007

Sebelum melakukan pengolahan data pada Microsoft Excel, terlebih dahulu kita harus 

mengetahui elemen-elemen yang ada di Microsoft Exel

Gambar 1.1

Tampilan di layar saat Microsoft Office 2007 dijalankan

Unsur-unsur utama Layar Microsoft Excel 2007:

1) Judul

Judul menampilkan judul program dan dokumen aktif atau nama file dari lembar kerja

yang aktif.

2) Office Button

Berisi barisan perintah untuk pengoperasian Program yang standar misalnya membuat 

dokumen baru, membuka dokumen lama, menyimpan, mencetak dan mempublish 

dokumen.

3) Akses Cepat Toolbar (Quick Access Toolbar)

Merupakan sarana yang disediakan Microsoft Excel untuk mempercepat akses 

berkomunikasi dengannya misalnya menyimpan, mencetak dan sebagainya.

4) Toolbar

Merupakan deretan tool-tool (gambar-gambar) yang mewakili perintah dan berfungsi untuk mempermudah dan mengefisienkan pengoperasian program.


5) Help
Bila kita ingin bertanya sesuatu, maka ketik pertanyaan anda pada tempat tersebut. Ms Excel akan memberikan alternatif jawaban terhadap pertanyaan yang dimaksud.
6) Lembar Kerja (Workbook)
Baris ini berisikan informasi halaman, section, letak insertion point dan tombol pengendali.
7) Cell
8) Nomor Baris
9) Nomor Kolom
10) Nama Range
11) Fungsi
12) Penggulung vertical dan horisontal

Untuk memudahkan dalam membaca suatu dokumen dengan menggulung layar vertikal dan horisontal.


1.3 Memulai Buat Dokumen

Pada sub bab ini, kita akan membuat dokumen sebagai contoh pengelolaan data sederhana. Dari contoh pengelolaan data sederhana kita akan belajar tentang cara pengetikan di excel, alignment, cara memformat huruf, cara memformat tabel dan cell, dan memanfaatkan fasilitas Autofill. Berikut contoh pengelolaan data yang pertama seperti pada Gambar 1.2.



Langkah-langkah membuat dokumen daftar unit kerja seperti pada Gambar 6.2 adalah sebagai berikut:
1. Buat Judul dan Sub Judul Laporan
# Arahkan kursor pada Cell A1 (Kolom A dan Baris 1), kemudian ketikkan tulisan “Daftar Unit Kerja”           pada Cell aktif tersebut.
# Kemudian ketikkan sub judul laporan pada Cell A3, A4, A5, D4 dan D5 seperti pada tampilan                    dibawah ini:

# Buat data tabel pada Laporan dengan memulai pengetikan pada A7 sampai F7 untuk judul tabel           dan A8, A9, B8, B9, dst untuk data pada tabel.

2. Penggunaan Cell
# Untuk membuat Judul Laporan letaknya di tengah-tengah tabel maka arahkan kursor ke A1                      kemudian select cell mulai A1 sampai F1. Kemudian klik tombol Merge Cell  agar judul                    laporan terletak ditengah-tengah tabel.

# Agar huruf pada judul laporan dan tabel tebal maka arahkan kursor pada cell kemudian klik tombol        Bold  atau dapat juga melakukan format font lainnya seperti underline atau italic .

3. Penggunaan AutoFill

Pada kolom No, KODE dan NAMA UNIT dapat digunakan Autofill agar lebih cepat dalam memasukkan data yang berulang. Fasilitas ini diaktifkan ketika kotak hitam kecil yang disebut fill handle digeser di atas cell-cell baru. Fill handle berada di ujung kanan bawah cell aktif atau range cell yang dipilih. Ketika menempatkan pointer cell di atas fill handle, pointer cell berubah menjadi tanda tambah, menunjukkan bahwa fasilitas AutoFill telah diaktifkan. Untuk membuat seri label, angka, atau tanggal, geserlah pointer di atas cell-cell yang ingin diisi dengan informasi, lalu lepaskan tekanan tombol mouse. Seperti sulap, muncullah sederetan nilai.

Pada Kolom NO dan KODE, Autofill digunakan untuk membuat seri number secara terurut sedangkan pada kolom Nama Unit digunakan untuk mengcopy data yang sama ke beberapa cell secara cepat. Selanjutnya lengkapi data tabel seperti pada Gambar 1.3.


Gambar 1.3.

Fungsi IF sederhana di excel 2007

Fungsi IF di microsoft excel 2007 dapat digunakan sebagai formula logika untuk menghitung atau menentukan nilai sebuah pernyataan dimana fungsi IF akan memberikan nilai tertentu jika logika benar atau salah.

Dalam contoh ini kita akan menggunakan fungsi IF untuk menentukan nilai kelulusan siswa,
Jika Nilai Ujian (kolom B) > 30 maka status kelulusan (kolom C), adalah lulus, sebaliknya jika <30 maka  "tidak lulus"

1. Buat tabel seperti di bawah ini
Kode Siswa, Nilai ujian dan status

2.Pada sel C3 ketik formula
=IF(B3>30,"lulus","tidak lulus") kemudian enter
Selanjutnya kopi formula hingga sel C10
Hasilnya akan tampak seperti di bawah ini

 
fungsi Max dan Min.
Fungsi Max digunakan untuk mencari nilai terbesar dari sederetan bilangan, sedangkan fungsi Min adalah kebalikannya, yaitu mencari nilai terkecil dari sederetan bilangan.
MAX

Syntax : =MAX(number1,number2,...)

number1,number2,.., berisi sederetan bilangan atau data numerik

MIN

Syntax : =MIN(number1,number2,...)

number1,number2,.., berisi sederetan bilangan atau data numerik

Contoh :